Aplikacja do zarządzania najmem prywatnym

Dla kogo jest Keyloo?

Dla prywatnych właścicieli, którzy wynajmują od jednego do kilkunastu mieszkań i nie chcą do tego korporacyjnego systemu. Plany rosną razem z portfelem: 1 mieszkanie w planie Free, 2 w Solo, 5 w Plus, 10 w Pro — bez odbierania funkcji przy wzroście.

Keyloo robi jedną rzecz dobrze: najprostsze zarządzanie najmem prywatnym. Prowadzisz firmę zarządzającą nieruchomościami i potrzebujesz wersji rozbudowanej o obsługę zespołu czy pełną księgowość? Napisz do nas — przygotujemy rozwiązanie dopasowane do Twoich potrzeb.

Jakie problemy rozwiązuje?

• „Czy czynsz wpłynął?" — status każdej płatności w jednym miejscu, zamiast ręcznego przeglądania konta.
• Umowa gdzieś w mailu — umowa podpisana elektronicznie i zarchiwizowana razem z dokumentami mieszkania.
• Usterki na WhatsAppie — najemca zgłasza je ze zdjęciem i statusem, nic nie ginie w czacie.
• Podatek liczony ręcznie — ryczałt policzony automatycznie z realnych wpłat.

Jak Keyloo pilnuje czynszu?

Każdy czynsz ma swój status i termin. W planie z automatycznymi przypomnieniami aplikacja sama nudzi najemcę o zaległość — powiadomieniem i e-mailem po 3, 5 i 7 dniach po terminie, a po tygodniu eskaluje sprawę do Ciebie. Nie musisz o niczym pamiętać ani nikogo ręcznie ponaglać.

Więcej o tym, kiedy i jak przypominać najemcy, znajdziesz w poradniku przypomnienie o czynszu dla najemcy.

Jak rozliczasz ryczałt?

Keyloo liczy ryczałt 8,5% / 12,5% z faktycznych wpływów i pilnuje progu 100 000 zł w trakcie roku. Możesz to sprawdzić od razu w kalkulatorze podatku od najmu, a jeśli dopiero rozważasz zakup — policzyć zwrot w kalkulatorze rentowności najmu.

Co widzi najemca?

Najemca dostaje własny portal — zawsze bezpłatnie. Widzi swoje saldo i historię płatności, umowę i dokumenty, może zgłosić wpłatę (przelewem, kodem QR albo gotówką) oraz usterkę ze zdjęciem. Wszystko, co Ty widzisz po swojej stronie, jest dla niego przejrzyste — mniej pytań i nieporozumień.

Ile kosztuje Keyloo?

Plan Free jest darmowy na zawsze i obsługuje 1 mieszkanie. Płatne plany różnią się właściwie tylko liczbą mieszkań: Solo 29 zł/mies. (2 mieszkania), Plus 79 zł/mies. (5), Pro 149 zł/mies. (10). Przy płatności rocznej jest taniej, a każde nowe konto dostaje 30 dni planu Plus na start, bez karty.

Pełne zestawienie znajdziesz w cenniku.

Aplikacja czy program do zarządzania najmem — czy to różnica?

W praktyce nie. Jedni szukają „programu do zarządzania najmem", inni „aplikacji" — chodzi o to samo narzędzie, tylko nazwane nawykiem z innej epoki. Różnica jest techniczna: program instalowało się na jednym komputerze i dane siedziały na jego dysku, a aplikacja webowa działa w przeglądarce i na telefonie, z danymi dostępnymi z każdego urządzenia.

Dla wynajmującego to konkretna zmiana. Najemca zgłasza usterkę, gdy Ty jesteś w pracy; przelew przychodzi, gdy jesteś na urlopie; protokół zdawczo-odbiorczy spisujesz stojąc w pustym mieszkaniu z telefonem w ręce, a nie przy biurku. Keyloo działa w przeglądarce i możesz dodać je do ekranu głównego jak zwykłą aplikację — bez instalowania czegokolwiek i bez wersji „na jeden komputer".

Jest jeszcze trzecia droga, najpopularniejsza w Polsce: żaden program, tylko arkusz w Excelu albo Arkuszach Google plus przypomnienia w kalendarzu. Działa, dopóki masz jedno mieszkanie i jednego najemcę, który płaci równo. Przy drugim mieszkaniu zaczynasz pilnować dwóch terminów, dwóch kaucji, dwóch okresów wypowiedzenia i dwóch progów podatkowych naraz — i wtedy arkusz przestaje pomagać, a zaczyna być kolejną rzeczą do pamiętania.

Co powinna umieć aplikacja do zarządzania najmem

Jeśli porównujesz kilka narzędzi, to jest lista rzeczy, które realnie zdejmują pracę z głowy właściciela. Reszta to zwykle funkcje pisane pod firmy zarządzające, za które i tak zapłacisz.

• Terminy czynszu, których nie musisz pamiętać. Naliczenie powstaje samo co miesiąc, ma status i termin, a najemca dostaje przypomnienie zanim się spóźni. To jedyna funkcja, która działa nawet wtedy, gdy zupełnie zapomnisz o aplikacji.
• Umowa w tym samym miejscu co mieszkanie. Nie w skrzynce mailowej i nie w segregatorze. Z możliwością podpisania elektronicznie, bo drukowanie i skanowanie to najczęstszy powód, dla którego umowa nigdy nie zostaje podpisana na czas.
• Podatek liczony z realnych wpłat. Ryczałt liczy się od tego, co faktycznie wpłynęło, a nie od tego, co było należne — metoda kasowa. Narzędzie, które liczy podatek od naliczeń, poda Ci zawyżoną kwotę w każdym miesiącu z zaległością.
• Protokół zdawczo-odbiorczy z telefonu. Stany liczników i zdjęcia robione na miejscu, przy przekazaniu kluczy. Bez tego rozliczenie kaucji po zakończeniu najmu opiera się na Twojej pamięci przeciwko pamięci najemcy.
• Dostęp dla najemcy. Najemca, który sam widzi swoje saldo, historię wpłat i umowę, nie pisze do Ciebie z pytaniem „czy wpłata doszła" — a przy sporze nie twierdzi, że nie wiedział.
• Prowadzone zakończenie najmu. Okresy wypowiedzenia wynikają z ustawy i różnią się w zależności od podstawy. Narzędzie powinno podpowiadać kolejny krok, a nie zostawiać Cię z pustym polem „data zakończenia".

Czego nie potrzebujesz przy kilku mieszkaniach: modułu księgowego z pełnym planem kont, obsługi zespołu z rolami i uprawnieniami, integracji z systemami ERP. To funkcje firm zarządzających cudzymi nieruchomościami — u prywatnego właściciela podnoszą tylko cenę i próg wejścia.

Od czego zacząć — pierwsze pół godziny

Najtrudniejszy moment przy każdym narzędziu to przepisanie tego, co już masz. Dlatego wprowadzenie mieszkania jest podzielone na kroki, które można zrobić w dowolnej kolejności i przerwać w połowie.

1. Dodaj mieszkanie. Adres, metraż, opłata administracyjna do wspólnoty. Zajmuje minutę i to wystarczy, żeby zacząć.
2. Wprowadź najemcę i warunki najmu. Kwota czynszu, dzień płatności, kaucja, data początku i — jeśli umowa jest na czas określony — data końca. Od tego momentu naliczenia powstają same.
3. Dołóż umowę. Wygeneruj z szablonu albo wgraj skan tej, którą już podpisaliście. Obie drogi są równoprawne — aplikacja nie zmusza Cię do przepisywania istniejącej umowy.
4. Zaproś najemcę. Dostaje e-mail, zakłada darmowe konto i od razu widzi swoje płatności. Możesz też tego nie robić — aplikacja działa również wtedy, gdy najemca w ogóle o niej nie wie.
5. Uzupełnij historię, jeśli chcesz. Najem trwa od dwóch lat? Możesz dogenerować wcześniejsze miesiące, żeby rozliczenie roczne i podatek liczyły się od pełnych danych, a nie od dnia rejestracji.

Krok z umową i protokołem można świadomie pominąć — aplikacja odnotuje, że to była Twoja decyzja, i przestanie o to prosić. Wynajmujesz już komuś i nie chcesz nic zmieniać w istniejącej umowie? To najczęstszy scenariusz i nie wymaga niczego poza wpisaniem warunków, które i tak obowiązują.

Czy moje dane i dokumenty są bezpieczne?

Umowa najmu zawiera dane osobowe najemcy — imię, nazwisko, PESEL, czasem numer dowodu. Jako wynajmujący jesteś ich administratorem, więc to nie jest teoretyczne pytanie.

Dokumenty trzymamy w prywatnym magazynie plików — nie ma publicznych linków do skanów umów ani dowodów. Każdy plik jest dostępny wyłącznie przez aplikację, po zalogowaniu. Dane każdego właściciela są odseparowane od danych pozostałych. W każdej chwili możesz wyeksportować komplet swoich danych albo usunąć konto — kasujemy je trwale po trzydziestodniowym oknie bezpieczeństwa, na wypadek pomyłki.