Aplikacja do zarządzania najmem prywatnym

Dla kogo jest Keyloo?

Dla prywatnych właścicieli, którzy wynajmują od jednego do kilkunastu mieszkań i nie chcą do tego korporacyjnego systemu. Plany rosną razem z portfelem: 1 mieszkanie w planie Free, 2 w Solo, 5 w Plus, 10+ w Pro (każde kolejne mieszkanie ponad 10 to niewielka dopłata) — bez odbierania funkcji przy wzroście. Masz większy portfel? Zobacz, jak wygląda zarządzanie 5–10 mieszkaniami w praktyce, a jeśli porównujesz narzędzia — mamy uczciwe porównanie programów do zarządzania najmem.

Keyloo dopasowuje się do sposobu, w jaki zarządzasz najmem. Prywatny właściciel zarządza własnym portfelem mieszkań, a zarządca może pracować z wieloma właścicielami i ich portfelami z jednego konta. Zarządzasz mieszkaniami innych właścicieli? Zobacz Keyloo dla zarządców najmu i agencji. Keyloo nie zastępuje programu księgowego — nie wystawia faktur i nie obsługuje KSeF.

Jakie problemy rozwiązuje?

• „Czy czynsz wpłynął?" — status każdej płatności w jednym miejscu, zamiast ręcznego przeglądania konta.
• Umowa gdzieś w mailu — umowa podpisana elektronicznie i zarchiwizowana razem z dokumentami mieszkania.
• Usterki na WhatsAppie — najemca zgłasza je ze zdjęciem i statusem, nic nie ginie w czacie.
• Podatek liczony ręcznie — ryczałt policzony automatycznie z realnych wpłat.
• Garaż w osobnym zeszycie — miejsca postojowe i garaże prowadzisz na tej samej liście co mieszkania, z umową najmu miejsca postojowego według Kodeksu cywilnego.

Jak Keyloo pilnuje czynszu?

Każdy czynsz ma swój status i termin. W planie z automatycznymi przypomnieniami aplikacja sama nudzi najemcę o zaległość — powiadomieniem i e-mailem po 3, 5 i 7 dniach po terminie, a po tygodniu eskaluje sprawę do Ciebie. Nie musisz o niczym pamiętać ani nikogo ręcznie ponaglać.

Więcej o tym, kiedy i jak przypominać najemcy, znajdziesz w poradniku przypomnienie o czynszu dla najemcy.

Jak rozliczasz ryczałt?

Keyloo liczy ryczałt 8,5% / 12,5% z faktycznych wpływów i pilnuje progu 100 000 zł w trakcie roku. Możesz to sprawdzić od razu w kalkulatorze podatku od najmu, a jeśli dopiero rozważasz zakup — policzyć zwrot w kalkulatorze rentowności najmu. Te i inne kalkulatory oraz wzory dla wynajmującego znajdziesz też bez zakładania konta w darmowych narzędziach Keyloo.

Co widzi najemca?

Najemca dostaje własny portal — zawsze bezpłatnie. Widzi swoje saldo i historię płatności, umowę i dokumenty, może zgłosić wpłatę (przelewem, kodem QR albo gotówką) oraz usterkę ze zdjęciem. Wszystko, co Ty widzisz po swojej stronie, jest dla niego przejrzyste — mniej pytań i nieporozumień.

Ile kosztuje Keyloo?

Plan Free jest darmowy na zawsze i obsługuje 1 mieszkanie. Płatne plany różnią się właściwie tylko liczbą mieszkań: Solo 19 zł/mies. (2 mieszkania), Plus 79 zł/mies. (5), Pro 149 zł/mies. (10 mieszkań w cenie, każde kolejne 5 zł/mies. dopłaty, najwyżej 249 zł/mies.). Ceny zawierają VAT. Przy płatności rocznej jest taniej, a każde nowe konto dostaje 30 dni planu Plus na start, bez karty.

Pełne zestawienie znajdziesz w cenniku.

Aplikacja czy program do zarządzania najmem — czy to różnica?

W praktyce nie. Jedni szukają „programu do zarządzania najmem", inni „aplikacji" — chodzi o to samo narzędzie, tylko nazwane nawykiem z innej epoki. Różnica jest techniczna: program instalowało się na jednym komputerze i dane siedziały na jego dysku, a aplikacja webowa działa w przeglądarce i na telefonie, z danymi dostępnymi z każdego urządzenia.

Dla wynajmującego to konkretna zmiana. Najemca zgłasza usterkę, gdy Ty jesteś w pracy; przelew przychodzi, gdy jesteś na urlopie; protokół zdawczo-odbiorczy spisujesz stojąc w pustym mieszkaniu z telefonem w ręce, a nie przy biurku. Keyloo działa w przeglądarce i możesz dodać je do ekranu głównego jak zwykłą aplikację — bez instalowania czegokolwiek i bez wersji „na jeden komputer".

Jest jeszcze trzecia droga, najpopularniejsza w Polsce: żaden program, tylko arkusz w Excelu albo Arkuszach Google plus przypomnienia w kalendarzu. Działa, dopóki masz jedno mieszkanie i jednego najemcę, który płaci równo. Przy drugim mieszkaniu zaczynasz pilnować dwóch terminów, dwóch kaucji, dwóch okresów wypowiedzenia i dwóch progów podatkowych naraz — i wtedy arkusz przestaje pomagać, a zaczyna być kolejną rzeczą do pamiętania. Jak wygląda rozliczanie najmu bez arkusza, opisujemy na stronie rozliczanie najmu zamiast Excela.

Co powinna umieć aplikacja do zarządzania najmem

Jeśli porównujesz kilka narzędzi, to jest lista rzeczy, które realnie zdejmują pracę z głowy właściciela. Reszta to zwykle funkcje pisane pod firmy zarządzające, za które i tak zapłacisz.

• Terminy czynszu, których nie musisz pamiętać. Naliczenie powstaje samo co miesiąc, ma status i termin, a najemca dostaje przypomnienie zanim się spóźni. To jedyna funkcja, która działa nawet wtedy, gdy zupełnie zapomnisz o aplikacji.
• Umowa w tym samym miejscu co mieszkanie. Nie w skrzynce mailowej i nie w segregatorze. Z możliwością podpisania elektronicznie, bo drukowanie i skanowanie to najczęstszy powód, dla którego umowa nigdy nie zostaje podpisana na czas.
• Podatek liczony z realnych wpłat. Ryczałt liczy się od tego, co faktycznie wpłynęło, a nie od tego, co było należne — metoda kasowa. Narzędzie, które liczy podatek od naliczeń, poda Ci zawyżoną kwotę w każdym miesiącu z zaległością.
• Protokół zdawczo-odbiorczy z telefonu. Stany liczników i zdjęcia robione na miejscu, przy przekazaniu kluczy. Bez tego rozliczenie kaucji po zakończeniu najmu opiera się na Twojej pamięci przeciwko pamięci najemcy.
• Dostęp dla najemcy. Najemca, który sam widzi swoje saldo, historię wpłat i umowę, nie pisze do Ciebie z pytaniem „czy wpłata doszła" — a przy sporze nie twierdzi, że nie wiedział.
• Prowadzone zakończenie najmu. Okresy wypowiedzenia wynikają z ustawy i różnią się w zależności od podstawy. Narzędzie powinno podpowiadać kolejny krok, a nie zostawiać Cię z pustym polem „data zakończenia".

Czego nie potrzebujesz przy kilku mieszkaniach: modułu księgowego z pełnym planem kont, rozbudowanych ról i uprawnień, integracji z systemami ERP. U prywatnego właściciela takie moduły podnoszą tylko cenę i próg wejścia.

Od czego zacząć — pierwsze pół godziny

Najtrudniejszy moment przy każdym narzędziu to przepisanie tego, co już masz. Dlatego wprowadzenie mieszkania jest podzielone na kroki, które można zrobić w dowolnej kolejności i przerwać w połowie.

1. Dodaj mieszkanie. Adres, metraż, opłata administracyjna do wspólnoty. Zajmuje minutę i to wystarczy, żeby zacząć.
2. Wprowadź najemcę i warunki najmu. Kwota czynszu, dzień płatności, kaucja, data początku i — jeśli umowa jest na czas określony — data końca. Od tego momentu naliczenia powstają same.
3. Dołóż umowę. Wygeneruj z szablonu albo wgraj skan tej, którą już podpisaliście. Obie drogi są równoprawne — aplikacja nie zmusza Cię do przepisywania istniejącej umowy.
4. Zaproś najemcę. Dostaje e-mail, zakłada darmowe konto i od razu widzi swoje płatności. Możesz też tego nie robić — aplikacja działa również wtedy, gdy najemca w ogóle o niej nie wie.
5. Uzupełnij historię, jeśli chcesz. Najem trwa od dwóch lat? Możesz dogenerować wcześniejsze miesiące, żeby rozliczenie roczne i podatek liczyły się od pełnych danych, a nie od dnia rejestracji.

Krok z umową i protokołem można świadomie pominąć — aplikacja odnotuje, że to była Twoja decyzja, i przestanie o to prosić. Wynajmujesz już komuś i nie chcesz nic zmieniać w istniejącej umowie? To najczęstszy scenariusz i nie wymaga niczego poza wpisaniem warunków, które i tak obowiązują.

Czy moje dane i dokumenty są bezpieczne?

Umowa najmu zawiera dane osobowe najemcy — imię, nazwisko, PESEL, czasem numer dowodu. Jako wynajmujący jesteś ich administratorem, więc to nie jest teoretyczne pytanie.

Dokumenty trzymamy w prywatnym magazynie plików — nie ma publicznych linków do skanów umów ani dowodów. Każdy plik jest dostępny wyłącznie przez aplikację, po zalogowaniu. Dane każdego właściciela są odseparowane od danych pozostałych. W każdej chwili możesz wyeksportować komplet swoich danych albo usunąć konto — kasujemy je trwale po trzydziestodniowym oknie bezpieczeństwa, na wypadek pomyłki.