Protokół przekazania kluczy — wzór PDF i Word (DOC)

Kiedy spisać protokół przekazania kluczy

Protokół kluczy przydaje się za każdym razem, gdy klucze do mieszkania zmieniają właściciela — nie tylko przy wprowadzce najemcy:

• wydanie mieszkania najemcy — na początku najmu, razem z protokołem zdawczo-odbiorczym,
• zwrot po zakończeniu najmu — protokół zdania kluczy, porównywany z protokołem wydania,
• dorobienie lub zgubienie klucza — dopisujesz nową sztukę albo odnotowujesz brak,
• wymiana zamka — stare klucze przestają działać, nowe trzeba spisać od zera,
• przekazanie kluczy firmie sprzątającej, ekipie remontowej lub zarządcy — wiadomo, kto ma dostęp do lokalu i kiedy go oddał.

Protokół przekazania kluczy — co wpisać

Wzór nie musi być rozbudowany, ale każda pozycja powinna dać się policzyć przy zwrocie. W protokole wpisz:

• strony — kto przekazuje, kto odbiera (imię i nazwisko, przy firmie — nazwa i osoba reprezentująca),
• adres lokalu i datę umowy najmu,
• datę i godzinę przekazania — od tej chwili odpowiedzialność za klucze przechodzi na odbierającego,
• listę kluczy w kolumnach: rodzaj, do czego, liczba sztuk, uwagi — osobno klucze do drzwi wejściowych i do drzwi wewnętrznych,
• piloty do bramy i garażu — z numerem seryjnym, jeśli jest widoczny na obudowie,
• karty i chipy do klatki schodowej, domofonu, windy,
• klucze dodatkowe — do skrzynki pocztowej, piwnicy, komórki lokatorskiej, miejsca postojowego,
• oświadczenie, że to komplet — jedno zdanie, które zamyka listę,
• podpisy obu stron na dwóch egzemplarzach.

Protokół zdania (zwrotu) kluczy — różnice i brakujący klucz

Protokół zdania kluczy spisujesz przy wyprowadzce najemcy na tym samym układzie co protokół wydania — wtedy porównanie pozycji zajmuje minutę. Różnica jest jedna: wzór zwrotu ma dodatkowe miejsce na brakujące klucze i na ustalenia, co z nimi dalej.

Co, jeśli klucza brakuje? Najpierw wpisz brak w protokole (rodzaj i liczba sztuk), potem ustalcie na piśmie: termin dostarczenia zguby albo koszt dorobienia klucza lub wymiany zamka. Kaucja zabezpiecza należności z tytułu najmu przysługujące właścicielowi w dniu opróżnienia lokalu (art. 6 ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów), a najemca ma zwrócić lokal w stanie niepogorszonym (art. 675 Kodeksu cywilnego). Potrącenie kosztu brakującego klucza z kaucji jest bezpieczne wtedy, gdy liczba wydanych kluczy wynika z protokołu wydania, a protokół lub umowa przewidują, jak taki koszt się rozlicza.

Kwotę do zwrotu po potrąceniach policzysz w kalkulatorze rozliczenia kaucji.

Protokół kluczy a protokół zdawczo-odbiorczy

Przy wynajmie mieszkania klucze są zwykle częścią protokołu zdawczo-odbiorczego — obok stanów liczników, wyposażenia i opisu pomieszczeń. Osobny protokół kluczy możesz dołączyć do niego jako załącznik, gdy dostępów jest dużo (kilka pilotów, karty, klucze do komórki i garażu) i nie mieszczą się w jednej rubryce.

Sam protokół kluczy wystarczy, gdy przekazujesz klucze bez wydania lub zwrotu lokalu: dorabiasz komplet dla współlokatora, wymieniasz zamek, dajesz klucze ekipie remontowej, firmie sprzątającej albo zarządcy. Przy wprowadzce i wyprowadzce najemcy potrzebny jest pełny protokół zdawczo-odbiorczy — kluczami nie udowodnisz stanu ścian ani liczników.

Najczęstsze błędy

• „Komplet kluczy" zamiast liczby sztuk — przy zwrocie nie wiadomo, ile było,
• pominięte piloty, karty i chipy — giną najczęściej i kosztują najwięcej,
• brak daty i godziny — nie wiadomo, kto odpowiadał za klucze w danej chwili,
• protokół zdania spisany na innym wzorze niż protokół wydania,
• protokół podpisany tylko przez jedną stronę albo w jednym egzemplarzu,
• brak ustaleń co do brakującego klucza — spór przenosi się na rozliczenie kaucji.

Protokół przekazania kluczy — wzór do pobrania

Dwa warianty: protokół przekazania kluczy najemcy i protokół zdania kluczy po zakończeniu najmu (z rubryką na brakujące klucze). PDF do druku, DOC do edycji w Wordzie — bez logowania.

Rodzaj protokołu: Wydanie kluczy najemcy (początek najmu)

Data i godzina przekazania: ..............................................
Miejsce sporządzenia: ..............................................
Adres lokalu: ..............................................
Umowa najmu z dnia: ..............................................
Wynajmujący (przekazujący klucze) (imię, nazwisko): ..............................................
Najemca (odbierający klucze) (imię, nazwisko): ..............................................

1. LISTA KLUCZY I DOSTĘPÓW (rodzaj / ilość / uwagi)
Klucze do drzwi wejściowych do mieszkania | ilość: ........ | uwagi: ..............................................
Klucze do drzwi wewnętrznych | ilość: ........ | uwagi: ..............................................
Klucz do skrzynki pocztowej | ilość: ........ | uwagi: ..............................................
Klucz do piwnicy / komórki lokatorskiej | ilość: ........ | uwagi: ..............................................
Pilot do bramy / garażu (nr seryjny) | ilość: ........ | uwagi: ..............................................
Karta / chip do klatki, domofonu, windy | ilość: ........ | uwagi: ..............................................
Klucz / pilot do miejsca postojowego | ilość: ........ | uwagi: ..............................................
Inne | ilość: ........ | uwagi: ..............................................
Łączna liczba sztuk: ........

2. OŚWIADCZENIE
Strony potwierdzają, że wymienione wyżej klucze i dostępy stanowią komplet przekazany najemcy i są sprawne.

3. UWAGI STRON
............................................................................................
............................................................................................

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.


Podpis wynajmującego: ..............................................

Podpis najemcy: ..............................................

Stan prawny: październik 2026. To materiał informacyjny, nie porada prawna — przy sporze o koszt brakujących kluczy lub potrącenie z kaucji skonsultuj się z prawnikiem.