Program do zarządzania najmem mieszkań
Jaki program wybrać? Zamiast obiecywać, że jesteśmy najlepsi we wszystkim, porównujemy uczciwie: Keyloo, Kluczo, iNajem i Excel — ceny, plany darmowe i to, dla kogo każde narzędzie ma sens.
Porównanie w pigułce
Ceny i limity według publicznych cenników — stan na sierpień 2026. Cenniki konkurencji mogą się zmieniać, dlatego przy każdym narzędziu podajemy link do źródła.
| Narzędzie | Cena (płatny plan) | Plan darmowy | Limit mieszkań | Dla kogo |
|---|---|---|---|---|
| Keyloo | od 29 zł/mies. (2 mieszkania) | Tak — 1 mieszkanie, bezterminowo | do 10 mieszkań (plan Pro, 149 zł/mies.) | Prywatny właściciel 1–10 mieszkań, najem długoterminowy |
| Kluczo | Pro 39 zł/mies. (do 5 nieruchomości), Premium 69 zł/mies. (do 25) | Tak — 1 nieruchomość, 3 najemców | do 25 nieruchomości (Premium) | Właściciel, który często wystawia ogłoszenia i chce automatyzacji przelewów |
| iNajem | od 9,84 zł za lokal/mies. (naliczanie za każdą nieruchomość) | Nie — bezpłatny okres próbny 2 miesiące | bez sztywnego limitu (cena rośnie z liczbą lokali) | Zarządca lub właściciel-firma: faktury, KSeF, rozbudowane rozliczanie mediów |
| Excel / Arkusze Google | 0 zł | Tak — cały „program” jest darmowy | bez limitu (i bez pomocy) | Jedno mieszkanie i najemca, który zawsze płaci na czas |
Które narzędzie dla kogo — szczegółowo
Keylooto my
Dla kogo: Prywatny właściciel 1–10 mieszkań, najem długoterminowy
Cena: od 29 zł/mies. (2 mieszkania)
- Najprostszy z porównywanych — wszystko z telefonu (mobile-first)
- Ryczałt 8,5%/12,5% liczony automatycznie z realnych wpłat, z pilnowaniem progu 100 000 zł
- Darmowy portal najemcy: saldo, umowa, dokumenty, zgłaszanie usterek i wpłat
- E-podpis umów i protokoły zdawczo-odbiorcze ze zdjęciami bez dopłat
- Kod QR do przelewu z gotową kwotą — 0 prowizji od płatności
- Brak integracji z OLX/Otodom — ogłoszenia publikujesz osobno
- Brak modułu fakturowania i KSeF — to narzędzie dla najmu prywatnego, nie firmy
- Tylko najem długoterminowy (bez obsługi najmu na doby)
Kluczo
Dla kogo: Właściciel, który często wystawia ogłoszenia i chce automatyzacji przelewów
Cena: Pro 39 zł/mies. (do 5 nieruchomości), Premium 69 zł/mies. (do 25)
- Integracja ogłoszeń z OLX i Otodom
- Wirtualne numery kont — przelewy przypisują się do najemców automatycznie
- Generator umowy najmu okazjonalnego z załącznikami
- E-podpis umów jako płatny dodatek (29 zł/mies.)
- Najwięcej funkcji i modułów z tej trójki — dłuższe wdrożenie, jeśli potrzebujesz tylko podstaw
iNajem
Dla kogo: Zarządca lub właściciel-firma: faktury, KSeF, rozbudowane rozliczanie mediów
Cena: od 9,84 zł za lokal/mies. (naliczanie za każdą nieruchomość)
- Wystawianie dokumentów sprzedaży, integracje podatkowe (PIT, VAT, KSeF, KPiR)
- Rozliczanie mediów na kilka sposobów (zużycie rzeczywiste, prognoza, zaliczka)
- Konta typu Zarządca — obsługa cudzych nieruchomości
- Cena za każdy lokal — przy 10 mieszkaniach liczysz koszt per lokal, nie jeden abonament
- Nastawiony na profesjonalistów; prywatny właściciel zapłaci za moduły, których nie użyje
Excel / Arkusze Google
Dla kogo: Jedno mieszkanie i najemca, który zawsze płaci na czas
Cena: 0 zł
- Darmowy, znajomy, w pełni elastyczny
- Zero wdrożenia — zaczynasz od pustego arkusza
- Nie przypomni najemcy o czynszu ani Tobie o końcu umowy
- Nie policzy ryczałtu z wpłat metodą kasową — liczysz ręcznie
- Najemca nie ma wglądu w saldo; każda wątpliwość to wiadomość do Ciebie
- Przy 2+ mieszkaniach arkusz staje się kolejną rzeczą do pilnowania
Jak wybrać program do zarządzania najmem
- Policz mieszkania i wybierz skalę cennika. Jeden abonament za portfel (Keyloo, Kluczo) jest przewidywalny; cena za lokal (iNajem) opłaca się przy jednym–dwóch lokalach, a rośnie z każdym kolejnym.
- Sprawdź, czy podatek liczy się z wpłat. Ryczałt rozlicza się metodą kasową — od tego, co faktycznie wpłynęło. Narzędzie liczące od naliczeń zawyży podatek w każdym miesiącu z zaległością.
- Zdecyduj, czego świadomie nie potrzebujesz. Fakturowanie, KSeF, konta zarządcy, integracje ERP — przy prywatnym najmie kilku mieszkań to funkcje, za które płacisz, a których nie otworzysz.
- Przetestuj na darmowym planie, nie na obietnicach. Wprowadź jedno prawdziwe mieszkanie i przejdź pełny miesiąc: naliczenie, wpłata, przypomnienie, podatek. Dopiero wtedy zobaczysz, czy narzędzie pasuje do Twojego najmu.
Pełny opis tego, co powinna umieć taka aplikacja, znajdziesz na stronie aplikacja do zarządzania najmem, a jeśli masz większy portfel — przeczytaj o zarządzaniu 5–10 mieszkaniami.
Dlaczego piszemy o konkurencji na własnej stronie?
Bo i tak będziesz porównywać — wolimy, żebyś zrobił to na rzetelnych danych. Keyloo nie jest najlepsze dla każdego: zarządca z fakturami wybierze iNajem, właściciel żyjący z ogłoszeń doceni integracje Kluczo. Jesteśmy najmocniejsi tam, gdzie sami działamy — w prostym najmie prywatnym 1–10 mieszkań, rozliczanym ryczałtem, ogarnianym z telefonu. Jeśli to Twój przypadek, plan Free pozwala to sprawdzić bez ryzyka, a nowe konto dostaje 30 dni planu Plus na start, bez karty.
Najczęstsze pytania o wybór programu
Jaki program do zarządzania najmem wybrać?+
Zależy od skali i charakteru najmu. Prywatny właściciel 1–10 mieszkań, który chce prostoty i rozliczenia ryczałtu — Keyloo. Właściciel często wystawiający ogłoszenia na OLX/Otodom i chcący automatycznego przypisywania przelewów — Kluczo. Zarządca albo firma potrzebująca faktur, KSeF i rozbudowanego rozliczania mediów — iNajem. Jedno mieszkanie i punktualny najemca — wystarczy Excel, przynajmniej na początek.
Czy jest darmowy program do zarządzania najmem?+
Tak. Keyloo ma bezterminowy plan Free na jedno mieszkanie (naliczenia czynszu, umowa, dokumenty, kalkulator ryczałtu, darmowy portal najemcy). Kluczo również oferuje plan darmowy (1 nieruchomość, 3 najemców). iNajem daje bezpłatne 2 miesiące próbne, potem płaci się za każdy lokal.
Ile kosztuje program do zarządzania najmem w Polsce?+
Typowy koszt dla prywatnego właściciela to 0–150 zł miesięcznie, zależnie od liczby mieszkań. Keyloo: plan Free za darmo, płatne od 29 zł/mies. za 2 mieszkania do 149 zł/mies. za 10. Kluczo: od 39 zł/mies. iNajem: od 9,84 zł za każdy lokal miesięcznie. Ceny wg publicznych cenników z sierpnia 2026.
Czym różni się program do zarządzania najmem od Excela?+
Arkusz tylko przechowuje dane — wszystko musisz pamiętać i liczyć sam. Program sam nalicza czynsz co miesiąc, przypomina najemcy o terminie, liczy podatek z realnych wpłat i daje najemcy wgląd w jego saldo i umowę. Różnica robi się odczuwalna od drugiego mieszkania, gdy terminów, kaucji i progów podatkowych jest zbyt wiele na jedną głowę.
Jaki program do zarządzania 5–10 mieszkaniami?+
Przy tej skali kluczowe są automatyczne przypomnienia o czynszu, podatek liczony łącznie z całego portfela (próg ryczałtu 100 000 zł liczy się na podatnika, nie na mieszkanie) i portal, w którym każdy najemca sam widzi swoje saldo. W Keyloo ten segment obsługuje plan Pro — do 10 mieszkań w jednym abonamencie 149 zł/mies. (124 zł/mies. przy płatności rocznej).
Czy dane w tym porównaniu są aktualne?+
Ceny i limity pochodzą z publicznych cenników porównywanych narzędzi według stanu na sierpień 2026. Cenniki konkurencji mogą się zmieniać — przed decyzją sprawdź aktualne ceny u źródła. Dane o Keyloo są zawsze aktualne, bo strona pobiera je z tego samego miejsca co cennik.
Przestań ganiać za czynszem
Załóż darmowe konto i dodaj pierwsze mieszkanie w kilka minut — bez karty, z 30 dniami planu Plus na start.
Załóż darmowe konto