Regulamin serwisu Keyloo

§ 1. Definicje i usługodawca

• Serwis / Keyloo — aplikacja internetowa do zarządzania najmem nieruchomości, dostępna pod adresem keyloo.app, prowadzona w ramach działalności gospodarczej pod firmą „SoftProg”, NIP: 7123030077.
• Właściciel — użytkownik, który zakłada konto w celu zarządzania swoimi nieruchomościami i najemcami.
• Najemca — osoba korzystająca z bezpłatnego portalu najemcy, zaproszona przez Właściciela.
• Trial — publiczny, bezpłatny okres testowy pełnej funkcjonalności planu Plus, opisany w § 4.

§ 2. Zakres usługi

Keyloo udostępnia narzędzie do ewidencji nieruchomości, umów najmu, płatności, dokumentów oraz komunikacji między Właścicielem a Najemcą. Serwis ma charakter narzędziowy: nie jest stroną umów najmu, nie pośredniczy w płatnościach czynszu i nie świadczy usług prawnych, podatkowych ani księgowych.

§ 3. Konto i rejestracja

Założenie konta wymaga podania adresu e-mail i hasła albo użycia jednego z dostępnych dostawców logowania zewnętrznego (Google, Facebook lub Apple). Konto utworzone przez e-mail i hasło wymaga aktywacji przez link wysłany na wskazany adres. Użytkownik podaje prawdziwe dane, chroni swoje hasło oraz nie udostępnia konta osobom nieuprawnionym.

§ 4. Publiczny okres trial

• Nowe konto Właściciela otrzymuje 30 dni planu Plus bezpłatnie i bez podawania karty.
• Trial nie powoduje automatycznego obciążenia ani powstania płatnej subskrypcji po jego zakończeniu.
• W okresie pre-launch zakup płatnej subskrypcji jest niedostępny. Gdy usługa płatna zostanie uruchomiona, jej warunki i ceny będą przedstawione przed dokonaniem zakupu.
• Po zakończeniu Trialu konto przechodzi na bezpłatny plan Free. Wprowadzone dane pozostają dostępne do odczytu w zakresie zapewnianym przez ten plan; funkcje wymagające wyższego planu mogą zostać zablokowane.

§ 5. Obowiązki użytkownika

• Użytkownik wprowadza dane zgodne z prawdą i stanem faktycznym.
• Właściciel odpowiada za zgodność z prawem przetwarzania danych Najemców, które wprowadza do Serwisu, oraz za treść i skutki prawne umów zawieranych z Najemcami.
• Zabronione jest wykorzystywanie Serwisu w sposób niezgodny z prawem, naruszający prawa osób trzecich albo bezpieczeństwo i integralność Serwisu.

§ 6. Dokumenty i oświadczenia składane elektronicznie

Serwis udostępnia techniczny mechanizm przygotowania dokumentów i składania oświadczeń przez unikalny link. Za ocenę, czy wybrana forma jest właściwa dla danej czynności, oraz za treść i ważność dokumentu odpowiadają strony danej umowy, nie Keyloo.

§ 7. Reklamacje i kontakt

Reklamacje dotyczące działania Serwisu można wysłać na adres kontakt@keyloo.app. Zgłoszenie powinno opisywać problem i zawierać dane pozwalające zidentyfikować konto. Odpowiedź zostanie udzielona w terminie 14 dni od otrzymania reklamacji.

§ 8. Usunięcie konta

Użytkownik może zażądać usunięcia konta w ustawieniach. Po zgłoszeniu rozpoczyna się 30-dniowe okno, w którym konto może zostać przywrócone. Po tym czasie dane objęte usunięciem są trwale kasowane, z zastrzeżeniem danych, które Usługodawca musi zachować na podstawie prawa.

§ 9. Zmiany regulaminu

O istotnej zmianie Regulaminu użytkownik zostanie poinformowany e-mailem lub komunikatem w Serwisie z odpowiednim wyprzedzeniem. Dalsze korzystanie z Serwisu po wejściu zmiany w życie wymaga jej akceptacji, gdy wymagają tego przepisy lub charakter zmiany.

Załącznik nr 1 — powierzenie przetwarzania danych

Niniejszy załącznik stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych w rozumieniu art. 28 RODO między Właścicielem jako administratorem danych Najemców a Usługodawcą jako podmiotem przetwarzającym.

• Przedmiot i czas: powierzenie obejmuje dane wprowadzone do Keyloo w celu korzystania z usługi i trwa przez czas aktywnego konta oraz 30-dniowego okna przywrócenia po jego usunięciu.
• Charakter i cel: techniczne przechowywanie, organizowanie, udostępnianie uprawnionym użytkownikom, transmisja i usuwanie danych w celu obsługi najmu.
• Kategorie danych i osób: dane identyfikacyjne, kontaktowe, dane z umów, płatności, komunikacji i dokumentów dotyczące Najemców oraz innych osób, których dane Właściciel zgodnie z prawem umieści w Serwisie.
• Instrukcje i poufność: Usługodawca przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Właściciela wynikające z korzystania z Serwisu, chyba że obowiązek wynika z prawa. Osoby dopuszczone do danych są zobowiązane do zachowania poufności.
• Bezpieczeństwo: Usługodawca stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w tym kontrolę dostępu, rozdzielenie danych kont oraz zabezpieczenia infrastruktury dostawców.
• Podprocesorzy: Właściciel udziela ogólnej zgody na korzystanie z podmiotów wymienionych w Polityce prywatności. O istotnej zmianie listy Usługodawca poinformuje Właściciela, umożliwiając zgłoszenie uzasadnionego sprzeciwu przed zmianą.
• Pomoc i incydenty: Usługodawca, w zakresie możliwym z uwzględnieniem charakteru przetwarzania, pomaga Właścicielowi realizować prawa osób oraz obowiązki dotyczące bezpieczeństwa, naruszeń, ocen skutków i konsultacji.
• Usunięcie, zwrot i audyt: po zakończeniu usługi dane są usuwane zgodnie z § 8, chyba że prawo wymaga ich zachowania. Na uzasadnione żądanie Usługodawca udostępnia informacje potrzebne do wykazania zgodności oraz umożliwia uzgodnioną wcześniej kontrolę, niezakłócającą bezpieczeństwa i działania Serwisu.

§ 10. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego i ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.