Polityka prywatności

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych konta Keyloo jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą pod firmą „SoftProg”, NIP: 7123030077. W sprawach ochrony danych skontaktuj się z nami pod adresem kontakt@keyloo.app. W odniesieniu do danych Najemców wprowadzonych przez Właściciela, Właściciel jest administratorem, a Keyloo przetwarza dane na jego udokumentowane polecenie zgodnie z Załącznikiem nr 1 do Regulaminu.

2. Dane i ich źródła

• dane konta i kontaktowe, dane logowania oraz informacje techniczne niezbędne do działania sesji;
• dane nieruchomości, umów, płatności, wiadomości i dokumentów wprowadzane przez użytkowników;
• dane Najemców pozyskane przede wszystkim od Właściciela, a w przypadku korzystania z portalu także bezpośrednio od Najemcy (np. zgłoszenie płatności, wiadomość lub dokument);
• dane przekazane przez wybranego dostawcę logowania zewnętrznego (Google, Facebook lub Apple), w zakresie udostępnionym w trakcie tego logowania;
• na stronie głównej wyłącznie po zgodzie: dane dotyczące korzystania z landing page zbierane przez Google Analytics. Nie używamy Google Analytics w aplikacji, na stronach logowania, narzędziach, wyszukiwarce ani stronach prawnych.

3. Cele i podstawy przetwarzania

• utworzenie konta, uwierzytelnianie, świadczenie Trialu i komunikacja związana z usługą — wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, dochodzenie lub obrona roszczeń oraz rozwój i utrzymanie usługi — prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• obowiązki księgowe, podatkowe i inne obowiązki ustawowe, jeśli powstaną — obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
• dane Najemców wprowadzone przez Właściciela — przetwarzanie na jego polecenie w ramach powierzenia;
• Google Analytics na stronie głównej — zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą można w każdej chwili wycofać w ustawieniach cookies w stopce strony głównej.

4. Odbiorcy i podprocesorzy

Korzystamy z dostawców wspierających działanie usługi, w zależności od użytej funkcji:

• Microsoft Azure — hosting, baza danych i przechowywanie plików;
• Resend — wysyłka wiadomości e-mail;
• Google — logowanie OAuth oraz, wyłącznie po zgodzie na landing page, Google Analytics;
• Meta (Facebook) lub Apple — logowanie zewnętrzne, jeśli dany dostawca jest włączony i zostanie wybrany;
• Stripe — obsługa płatności, wyłącznie gdy płatności za subskrypcję zostaną udostępnione;
• SMSAPI — wysyłka SMS, wyłącznie gdy użytkownik włączy tę funkcję;
• Azure OpenAI — funkcje AI, wyłącznie gdy użytkownik z nich skorzysta.

5. Transfery poza EOG

Dostawcy mogą przetwarzać dane także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, zależnie od wybranej usługi i jej konfiguracji. W takich przypadkach transfer odbywa się na podstawie mechanizmów przewidzianych przez RODO, stosowanych przez danego dostawcę, takich jak decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne. Informacje o konkretnych mechanizmach są dostępne w dokumentacji prywatności odpowiedniego dostawcy.

6. Okres przechowywania

Dane konta i dane z nim związane są przetwarzane przez czas korzystania z usługi. Po zleceniu usunięcia konta obowiązuje 30-dniowe okno przywrócenia, a po jego upływie dane są trwale usuwane. Dłuższe przechowywanie może dotyczyć wyłącznie danych, których zachowanie jest wymagane przez prawo lub niezbędne do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

7. Cookies i ustawienia zgody

Aplikacja używa tylko plików i technologii niezbędnych do logowania oraz działania sesji. Na stronie głównej można dobrowolnie wyrazić zgodę na analityczne cookies Google Analytics; domyślnie zgoda jest odmówiona. Odmowa nie ogranicza korzystania z Serwisu. Zgodę można zmienić lub wycofać jednym kliknięciem przez „Ustawienia cookies” w stopce strony głównej — wycofanie natychmiast przekazuje Google Analytics sygnał odmowy zgody.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

W zależności od podstawy przetwarzania przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia albo ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody;
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W sprawach dotyczących danych Najemcy najpierw skontaktuj się z właściwym Właścicielem jako administratorem tych danych. Keyloo wspiera Właściciela w realizacji takich żądań zgodnie z umową powierzenia.

9. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym kontrolę dostępu, rozdzielenie danych pomiędzy kontami oraz zabezpieczenia zapewniane przez używaną infrastrukturę. Hasła są przechowywane w postaci skrótów kryptograficznych, a nie w postaci jawnej.