Zarządzanie 5–10 mieszkaniami na wynajem
Przy kilku mieszkaniach problemem nie jest żadne z nich z osobna — tylko to, że terminy, kaucje, umowy i podatek trzeba pilnować naraz. Keyloo robi to automatycznie, w jednym abonamencie za cały portfel.
Co się zmienia między drugim a piątym mieszkaniem
Przy jednym mieszkaniu wszystko trzymasz w głowie. Przy pięciu–dziesięciu w każdym miesiącu dzieje się równolegle: kilka terminów czynszu, co najmniej jedna kończąca się umowa w roku, rotacja najemców z protokołami i rozliczeniem kaucji, rachunki za media w różnych cyklach i podatek, który nagle liczy się inaczej.
- Terminy przestają być „do zapamiętania". 8 mieszkań to 8 dni płatności, 8 okresów wypowiedzenia i 8 polis ubezpieczeniowych z różnymi datami. Jedno przeoczenie to realne pieniądze albo mieszkanie bez ochrony.
- Ryczałt wchodzi w drugi próg. Limit 100 000 zł przychodu liczy się na podatnika, łącznie z całego portfela — nie na mieszkanie. Przy 5–10 mieszkaniach zwykle go przekraczasz i nadwyżkę rozliczasz stawką 12,5%. Liczenie tego ręcznie z wyciągów to godziny pracy co miesiąc.
- Najemcy piszą do Ciebie o wszystko. „Czy wpłata doszła?", „ile mam zaległości?", „gdzie jest moja umowa?" — razy dziesięć. Bez portalu, w którym każdy sam widzi swoje saldo, jesteś sekretariatem własnego portfela.
- Papierologia rośnie szybciej niż liczba mieszkań. Umowy, aneksy, protokoły, zdjęcia liczników, korespondencja — po dwóch latach to dziesiątki dokumentów, których szukasz w mailu dokładnie wtedy, gdy jest spór.
Jak Keyloo ogarnia portfel 5–10 mieszkań
- Czynsze pilnują się same. Naliczenie powstaje co miesiąc dla każdego mieszkania, najemca dostaje przypomnienie przed terminem, a przy zaległości aplikacja ponagla go automatycznie po 3, 5 i 7 dniach — i dopiero po tygodniu eskaluje do Ciebie. Ty patrzysz na jeden pulpit: co zapłacone, co czeka, co zaległe.
- Podatek z całego portfela, metodą kasową. Wpłaty ze wszystkich mieszkań sumują się same, próg 100 000 zł jest pilnowany w trakcie roku, a przed 20. dniem miesiąca wiesz, ile przelać do urzędu. Możesz to sprawdzić w kalkulatorze podatku od najmu.
- Każdy najemca ma swój portal — za darmo. Saldo, historia wpłat, umowa, dokumenty, zgłaszanie usterek ze zdjęciem. Pytania, które dziś dostajesz SMS-em, znikają, bo odpowiedź jest w aplikacji.
- Umowy i protokoły w komplecie, przy mieszkaniu. Umowa z szablonu albo wgrany skan, e-podpis bez drukowania, protokół zdawczo-odbiorczy ze zdjęciami robiony telefonem przy przekazaniu kluczy.
- Prowadzone zakończenia najmu. Aplikacja podpowiada kolejne kroki — wypowiedzenie, protokół zwrotu, rozliczenie kaucji — i pilnuje, żeby rotacja najemcy w jednym mieszkaniu nie rozsypała reszty portfela.
Jeden abonament za cały portfel
Segment 5–10 mieszkań obsługuje plan Pro: 149 zł/mies. albo 124 zł/mies. przy płatności rocznej — 10 mieszkań w cenie, każde kolejne to 5 zł/mies. dopłaty (najwyżej 249 zł/mies.), bez odbierania funkcji w niższych planach. Masz 3–5 mieszkań? Plan Plus (79 zł/mies., do 5) ma dokładnie te same funkcje. Dla porównania: zarządca nieruchomości przy takim portfelu to zwykle 1000–2000 zł miesięcznie (5–10% każdego czynszu).
Nowe konto dostaje 30 dni planu Plus bez karty — wystarczy, żeby wprowadzić portfel i przejść jeden pełny cykl czynszów. Szczegóły w cenniku, a jeśli porównujesz narzędzia — zobacz porównanie programów do zarządzania najmem.
Najczęstsze pytania o zarządzanie kilkoma mieszkaniami
Jak zarządzać 5–10 mieszkaniami bez Excela?+
Kluczowe są trzy rzeczy: naliczenia czynszu, które powstają same i same przypominają najemcom o terminie; podatek liczony automatycznie z wpłat całego portfela; oraz portal, w którym każdy najemca sam widzi swoje saldo i umowę, zamiast pisać do Ciebie. Przy tej skali arkusz przestaje być pomocą — 5–10 terminów, kaucji i okresów wypowiedzenia to za dużo na ręczne pilnowanie.
Ile kosztuje program do zarządzania 10 mieszkaniami?+
W Keyloo plan Pro obsługuje 10 mieszkań w cenie bazowej: 149 zł/mies. albo 124 zł/mies. przy płatności rocznej. Każde kolejne mieszkanie ponad 10 to dopłata 5 zł/mies. (50 zł/rok przy płatności rocznej), a od 30 mieszkań cena się zatrzymuje na 249 zł/mies. — bez negocjacji. Dla porównania: zarządca nieruchomości bierze zwykle 5–10% czynszu od każdego mieszkania.
Jak rozliczyć ryczałt przy kilku mieszkaniach?+
Próg ryczałtu 100 000 zł liczy się łącznie na podatnika, nie na mieszkanie — przy 5–10 mieszkaniach zwykle go przekroczysz i część przychodu opodatkujesz stawką 12,5% zamiast 8,5%. Keyloo sumuje wpłaty z całego portfela metodą kasową, pilnuje progu w trakcie roku i pokazuje, ile podatku zapłacisz do 20. dnia następnego miesiąca.
Czy przy 5–10 mieszkaniach potrzebuję zarządcy nieruchomości?+
Niekoniecznie. Zarządca kosztuje zwykle 5–10% czynszu od każdego mieszkania — przy 8 mieszkaniach po 2500 zł to 1000–2000 zł miesięcznie. Większość pracy, którą wykonuje (pilnowanie wpłat, przypomnienia, dokumenty, kontakt z najemcami), aplikacja robi automatycznie za ułamek tej kwoty. Zarządca ma sens, gdy nie chcesz żadnego kontaktu z najmem — także oględzin czy odbiorów.
Czy mogę przenieść istniejące najmy do aplikacji w trakcie ich trwania?+
Tak — to najczęstszy scenariusz. Wprowadzasz mieszkanie, najemcę i warunki obowiązującej umowy (kwota, dzień płatności, kaucja), a istniejącą umowę wgrywasz jako skan. Możesz też dogenerować wcześniejsze miesiące, żeby rozliczenie roczne i podatek liczyły się od pełnych danych. Nic w istniejącej umowie nie musi się zmieniać.
Przestań ganiać za czynszem
Załóż darmowe konto i dodaj pierwsze mieszkanie w kilka minut — bez karty, z 30 dniami planu Plus na start.
Załóż darmowe kontoCzegoś Ci brakuje? Napisz na kontakt@keyloo.app — chętnie pomożemy.