Najem okazjonalny — co to jest i jak zgłosić go do urzędu skarbowego

W skrócie: Najem okazjonalny to forma umowy dla właściciela będącego osobą fizyczną (nie firmą), której celem jest szybsza eksmisja nierzetelnego najemcy. Żeby działała, muszą być spełnione cztery warunki — m.in. notarialne oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji oraz zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu. Skutki braku każdego z nich są różne, ale przy niezgłoszeniu w terminie konkretnie tracisz to, po co się w ten najem wchodzi: do umowy przestają mieć zastosowanie art. 19c i 19d ustawy, czyli szczególny, uproszczony tryb eksmisji.

Samą umowę przygotujesz we wzorze umowy najmu okazjonalnego — poniżej wyjaśniamy, co zrobić z nią po podpisaniu.

Po co komu najem okazjonalny

W zwykłym najmie eksmisja nieuczciwego najemcy jest powolna: potrzebny jest wyrok sądu i komornik, a ustawa o ochronie praw lokatorów mocno chroni lokatora (m.in. zakaz eksmisji „na bruk” w okresie ochronnym 1 listopada – 31 marca).

Najem okazjonalny obchodzi tę barierę: najemca z góry, u notariusza, dobrowolnie poddaje się egzekucji i wskazuje inny lokal, do którego się wyprowadzi. Dzięki temu w razie problemów właściciel nie musi latami czekać na wyrok. Jak to wypada na tle zwykłej umowy, pokazuje zestawienie najem okazjonalny a zwykły.

Podstawa prawna: art. 19a–19e ustawy o ochronie praw lokatorów.

4 warunki, bez których to nie działa

Umowa najmu okazjonalnego jest ważna jako „okazjonalna” tylko, gdy spełnisz wszystkie poniższe:

1. Umowa na piśmie, na czas oznaczony, maksymalnie 10 lat.
2. Notarialne oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji (dobrowolne poddanie się egzekucji co do obowiązku opróżnienia lokalu — akt notarialny).
3. Wskazanie przez najemcę innego lokalu, do którego może się wyprowadzić, oraz oświadczenie właściciela tego lokalu, że go przyjmie.
4. Zgłoszenie umowy do naczelnika urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu (art. 19b ust. 1).

Jak zgłosić umowę do urzędu skarbowego (krok po kroku)

1. Ustal właściwy urząd — naczelnik US właściwy według miejsca zamieszkania właściciela (nie według adresu mieszkania).
2. Przygotuj zgłoszenie — nie ma urzędowego formularza; wystarczy pisemna informacja o zawarciu umowy najmu okazjonalnego. W praktyce dołącza się kopię umowy.
3. Złóż w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu — osobiście, pocztą (liczy się data nadania) lub elektronicznie, jeśli urząd na to pozwala.
4. Zachowaj potwierdzenie złożenia — to Twój dowód, że umowa jest skuteczna jako okazjonalna.

Uwaga: samo zgłoszenie umowy do US to obowiązek wyłącznie przy najmie okazjonalnym. Przy zwykłym najmie nie zgłasza się samej umowy — ale i tak rozliczasz podatek (ryczałt, patrz nasz wpis o rozliczaniu najmu ryczałtem).

Okazjonalny a instytucjonalny — nie pomyl

• Najem okazjonalny — dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności w zakresie najmu. Wymaga wskazania lokalu zastępczego.
• Najem instytucjonalny — analogiczny mechanizm szybszej egzekucji, ale dla wynajmującego prowadzącego działalność gospodarczą (firma). Nie wymaga wskazania lokalu zastępczego w ten sam sposób.

Jeśli wynajmujesz jako osoba prywatna — Twoja forma to najem okazjonalny.

Ile to kosztuje

Główny koszt to akt notarialny (oświadczenie najemcy). Taksa notarialna za to oświadczenie jest ograniczona ustawowo i jest to koszt rzędu maksymalnie ~1/10 minimalnego wynagrodzenia + VAT. Zgłoszenie do urzędu skarbowego jest bezpłatne. Gotową umowę pod najem okazjonalny wygenerujesz w naszym generatorze umowy najmu okazjonalnego — z kompletem trzech załączników. Wahasz się, czy formalności są tego warte? Zobacz porównanie najmu okazjonalnego i zwykłego punkt po punkcie.

Stan prawny: wrzesień 2026. Poradnik praktyczny, nie porada prawna — treść i formę aktu notarialnego ustalisz z notariuszem, a szczegóły zgłoszenia z właściwym urzędem skarbowym.